Треть задач можно легко автоматизировать – результаты исследований

Автоматизация призвана освободить или существенно сократить роль человеческого фактора в любом процессе с помощью саморегулирующих технических средств и математических методов. Не являются исключением и бизнес-процессы в маркетинге и продажах. Разбираем, что и как можно автоматизировать. В каких случаях могут быть полезными чат боты для бизнеса: мнение экспертов.

Автоматизация процессов в воронке продаж с помощью современных CRM-платформ позволяет не просто эффективно управлять отделом продаж, но и увеличить показатели бизнеса в целом.

Татьяна Газизуллина, директор по направлению Pipedrive CRM, на вебинаре «Автоматизация воронки продаж: как снизить человеческий фактор и повысить результат работы менеджера» отметила, что автоматизация позволяет устранить много процессов и процедур, которые являются рутиной, в пользу других активностей, способных привести к успешным сделкам.

До автоматизации:

• CRM существует отдельно от телефонии, поэтому много времени уходит на восстановление контакта и обстоятельств знакомства с клиентом.
• Скорость ответа на заявки, как правило, достаточно низкая.
• В базе много забытых клиентов, допродажи нерегулярные.
• Отсутствует прозрачность в работе отдела продаж и маркетинга.
• Много сложностей в построении отчетов.

После внедрения автоматизации:

• Благодаря связи CRM и телефонии осуществляется запись звонков в карточке сделки, создается сделка, экономится время менеджеров.
• Снижаются расходы.

• Снижается роль человеческого фактора (забыл, не догадался, уволился, прочее).
• Оптимизируются сроки закрытия сделки.
• Повышается скорость и качество ответа клиенту.
• Снижается стоимость привлечения клиента.
• Устраняются кассовые разрывы.

Если говорить о ключевых показателях эффективности, то благодаря автоматизации можно качественно отследить и увеличить:

• КПД менеджера по продажам.
• Количество успешных сделок.
• Количество постоянных клиентов.
• Конверсию на каждом этапе.

• Средний чек.
• Точность прогноза выручки.

Автоматические задачи на ключевых этапах воронки позволяют автоматизировать процесс и управлять воронкой, сроками сделки, давать обратную связь, устранить моменты, когда «забыл позвонить после того, как не дозвонился в установленное время». Подключение сквозных сервисов типа Ringostat позволяет понять, какие каналы работают и дают клиентов, а какие – нет.

Внедрение автоматизации формирования целей сотрудника позволяет избежать регулярного ручного микроменеджмента, устанавливать промежуточные цели, управлять количеством активностей, применять для:

1. Расчета премиальной части на основе KPI менеджера:

• Количество новых сделок.
• Количество презентаций.
• Количество отправленных КП.

2. Расчета премиальной части на основе продаж.
3. Управления продажами каждого менеджера.
4. Самоконтроля менеджера.

В итоге автоматизация позволяет установить баланс между результатом и процессом.

Настройка дашборда руководителя создает виденье реальной картины, позволяет обеспечить прозрачность и прогноз выручки не со слов менеджеров, а исходя из объективных показателей. Он может иметь такие опции:

• Настройка отчетов по командам.
• Генерация ссылок на отчет.
• Шаблоны отчетов.
• Отчеты по добавленным полям данных.
• Настройка отчетов каналов входа от менеджеров.

Межфункциональное исследование Глобального института McKinsey (MGI) показывает, что примерно треть задач и торговых операций можно легко автоматизировать с помощью современных технологий. Речь идет о диапазоне от 13 до 50%. Больше всего задач можно оптимизировать в разделе управления заказами.  

CRM часто предлагает свои шаблоны, которые делают настройку достаточно простой. К примеру, для тех, кто тестирует гипотезы, создавая лендинги, предлагается шаблон, позволяющий получить заявки и подключить сервис в мессенджер «Телеграм».

Варианты шаблонов:

1. Приходит контакт – генерируется задача. Цель: приходят лиды, к каждому из них формируется задача: планируются действия, для того чтобы не упустить важного клиента. То есть добавляется лид – ставится задача позвонить или написать. Руководителю в таком случае проще контролировать процесс отработки. Экономия времени составляет около 30-60 минут. Кроме того, сохраняется до 20% клиентов.
2. Автоматизация отправки email. Включается после согласования с потенциальным клиентом возможности отправки писем с полезным контентом, связанным исключительно с темой телефонного разговора. Менеджер может заниматься или не заниматься клиентом – это зависит от хода разговора, но рассылкой человек подогревается и постоянно возвращается в поле влияния. Это позволяет экономить до часа времени, который менеджер может использовать для офлайн-встреч, где без его личного присутствия точно ничего полезного для бизнеса не произойдет.

«Первое правило любой технологии в бизнесе заключается в том, что автоматизация эффективной деятельности повышает эффективность. Второе правило: автоматизация неэффективной деятельности повышает неэффективность». Эти слова Билла Гейтса можно перефразировать: для того чтобы автоматизация помогала, а не мешала, бизнесу сначала нужно разобраться в бизнес-процессах.

Под воронкой подразумевается описание взаимодействия с клиентом от первого касания до сделки.

1. Нужно описать бизнес-процессы отдела продаж и маркетинга, настроить последовательность этапов, минимизировать непонимание между отделами продаж и маркетинга: иногда возникает разница в оценке лида – те, кого добывать легко, оказываются неперспективными.
2. Названия этапов воронки должны быть простыми и понятными, поэтому прописать их нужно вместе с теми, кто будет пользоваться сервисом: важно помнить, что автоматизация – это не просто отчеты, а реальная помощь.
3. Настраивать автоматические задачи нужно только там, где это необходимо.
4. Стоит проверить и убедиться, что настроенная воронка продаж и поля данных соответствуют задачам бизнеса касательно аналитики.
5. Нужно создать оптимальное количество воронок: большое их количество дезориентирует сотрудников. Базово предлагается использовать три воронки – «Квалификация лида», «Первичная продажа», «Повторная продажа».

Комплексное понимание возникает благодаря связи с:

• почтой;
• телефонией;
• мессенджерами;
• рассылками;
• проектными сервисами – Trello, Asana и другими;
• сквозной аналитикой;
• бухгалтерией, документооборотом.

Кроме прочих позитивных моментов, после реализации этого этапа ожидается экономия времени от 30 до 45 минут.

Является обязательным этапом для исключения вероятности широкомасштабных ошибок.

1. Проверка на тестовых данных.
2. Проверка работы и исправление ошибок.
3. Загрузка клиентской базы/проверка на дубли.
4. Настройка аналитических отчетов.

Позволяет устранить саботаж в компании и повысить уровень конструктивного сотрудничества.

• Видеоуроки.
• Корпоративная книга продаж.
• Сервисы для онбординга сотрудников.

Важно вести перманентный список доработок: по мере развития бизнеса задачи меняются, автоматизация должна меняться тоже. CRM должна служить бизнесу, а не наоборот, поэтому нужно не бояться принимать решения вплоть до переезда на другую систему, если старая не удовлетворяет бизнес. Стоит не забывать и о полезных фичах CRM-систем: календаре, отчете об отправленном письме, online-meetings и других.

Для собственника и топ-менеджера:

• Мониторинг оперативной деятельности компании.
• Аналитика для принятия стратегических решений.
• Безопасность хранения клиентской базы компании.

Для директора по маркетингу:

• Сквозная аналитика для принятия решения об эффективности рекламной кампании.
• Инструмент для реализации CRM-маркетинга.
• Настройка программ лояльности с помощью рассылок.

Для руководителя отдела продаж:

• Контроль над качеством работы с клиентами (прохождение воронки).
• Аналитика для принятия оперативных решений.
• Мониторинг загрузки менеджеров.

Для менеджера по продажам:

• Планировщик рабочего времени с системой «напоминалок».
• Автоматизация рутинных/технических операций (новая задача, отправка email).
• Самоконтроль достижения личных целей и KPI отдела продаж.

Настройка бизнес-процессов и автоматизация работы менеджеров позволяют не терять контакты и прогнозировать прибыль с точностью до рубля.

Происходит сокращение затрат за счет повышения эффективности маркетинга, оптимизации структуры и численности отдела продаж. Выручка бизнеса растет благодаря увеличению количества сделок на одного менеджера, повышения конверсии на каждом этапе воронки продаж и сокращения числа забытых клиентов.

Что такое диплинк – разбирались наши корреспонденты.

Читайте также: Обучение арбитражу трафика 2021

Читайте также: Ключевые цели в РСЯ